2024年5月17日-18日，第二届“在湖州看见美丽中国”科技投资合作推介会暨未来大会（以下简称“湖洽会”）在我市胜利召开，市机关事务中心圆满完成各项接待服务工作。

一是提前谋划，整合保障资源。提前与南太湖山庄、龙之梦瑞峰酒店对接，了解房型排布，划定住宿区域，督促酒店提前做好客房设施的维护。在餐饮保障中融入湖州元素，为与会人员提供“家乡味道”，助推湖州特色菜品“走出去”，打响湖州特色美食知名度。联合市卫健委、市市场监管局、市数据局、市电力局、南太湖新区管委会、长兴县政府等相关单位，对驻点酒店、周边环境卫生、供电安全、网络通讯等方面进行专项排查整治。

二是明确责任，落实接待任务。第一时间制定《第二届湖洽会后勤保障组工作方案》及工作推进计划表。明确后勤服务组各成员单位的分工，规定了重点和难点工作的完成时限。不定期召开会议，组织成员单位进行沟通对接，各项工作有序推进。在住宿、就餐、交通、物资等各个环节、各个岗位都明确专人负责；同时与嘉宾组做好来宾的信息对接、确保嘉宾报到、住宿、用餐和资料分发等保障顺利到位。根据用餐人数，及时调整订餐数，根据来宾离店时间，及时退房，减少浪费。

三是周密安排，完善重点环节。强化人员保障，抽调45名骨干力量，组建后勤保障领导小组，细化任务、明确分工、压实责任。同时协调80名志愿者，负责来宾的引导、报到、会场、餐饮、跟车等服务工作。强化车辆安排。打好公车保障“组合拳”，通过全面开展车辆安全检查、驾驶员行驶安全教育、预演行车方案以进一步行车路线优化等举措全力保障与会人员安全出行。会议期间，共落实会议用车110辆，安全行驶超3000公里。强化部门联动。会同市委办、市府办牵头召开成员单位协调会，明确各成员单位职责，部署重点环境工作，确保活动各个环节顺畅无误。强化全要素演练。会前，组织相关成员单位，按照会议议程，模拟嘉宾报到、入住酒店、用餐安排、主会场、夜间活动、行车路线、停车点位等7个活动场景，基本覆盖大会涉及到的主要活动内容。通过“全要素、全流程”模拟演练，检查前期各项筹备工作进展情况、各环节实施方案及应急预案的有效性，及时发现问题，查缺补漏。